5 tips voor telefoonbeantwoording.
Klantgericht de telefoon beantwoorden.
Hoe effectief en klantgericht is uw telefoonbeantwoording? De telefoon is het eerste contact met uw bedrijf. Juist hier kan u het verschil maken met uw concurrenten.
Als u gebeld wordt door een potentiële klant, wilt u deze natuurlijk binnenhalen. Dit eerste (telefonische) contact is de eerste indruk van uw bedrijf en kan niet even over gedaan worden. Telefoonbeantwoorders: antwoordapparaten en voicemail zijn alleen populair bij de gebruikers, maar zeker niet bij uw klanten of relaties. Er ontstaat onzekerheid over: wordt het bericht wel afgeluisterd? En dan? Wordt ik teruggebeld? Sta daarom de bellers zoveel mogelijk zelf te woord en doe dat klantgericht!
5 tips voor een correcte telefoonbeantwoording.
1. Neem op met: goedemorgen/middag. Vervolgens noemt u de naam van uw bedrijf en uw eigen naam en voornaam. Let hierbij vooral op de spreeksnelheid!! Vaak is dit zo’n routine en gaat het zo snel dat de beller er niets van verstaat. Neem even een pauze na de begroeting en noem dan de bedrijfsnaam en eigen naam.
2. Wees verstaanbaar. Zorg voor zo min mogelijk achtergrondgeluiden en gebruik een normaal stemvolume. Schreeuwen helpt niet, een goede articulatie wel!
3. Gebruik een eenvoudige zinsbouw en korte zinnen en vermijd vaktaal!
4. Woorden die je niet moet gebruiken zijn: wat, hè, welk, houdoe, enz.…
5. wat moet je wel zeggen?
Probeer actief te luisteren: zeg tussendoor dingen als: ‘aha’, ‘ja’, ’hmm’, ’goed’, interessant’, en ‘dat klopt’ ter bevestiging. Uitdrukkingen als: natuurlijk, dat doe ik graag voor u, graag gedaan, worden zeer op prijs gesteld. En wat u nooit moet zeggen als je moet doorverbinden:
- Het toestel is in gesprek………………..
- De lijn is bezet………..de waslijn?
- Blijf even hangen………….
- Ik kan geen toestel bereiken………………..zijn ze op de loop???
Kunt u uw klanten altijd netjes te woord staan?
Hebt u altijd tijd voor de vragen die ze u stellen?
Nee?
Dan is de service van Buuro misschien iets voor u.
Wij zorgen ervoor dat u altijd bereikbaar bent en uw klanten vriendelijk en correct te woord worden gestaan.
